SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA - SAF

SAF es una moderna herramienta de información, diseñada con tecnología de orientación de objetos para ambientes cliente/servidor. La flexibilidad de sus opciones permite segregar funciones de control sobre el manejo presupuestario, financiero y contable de la empresa.

Tiene como propósito principal agilitar el proceso financiero y administrativo, eliminando los trámites innecesarios y facilitando mecanismos modernos de comunicación interdepartamental, poniendo a disposición de cada puesto de trabajo una función automatizada, que contempla desde la formulación de presupuestos, hasta la obtención de estados financieros finales.

SAF está conformado por módulos de funciones específicas y totalmente integrados, adaptados a la reglamentación de administración pública actual. Los módulos disponibles para el área financiera son:

  • Pro forma
  • Presupuesto
  • Ejecución Presupuestaria
  • Cobros
  • Pagos
  • Bancos
  • Facturación
  • Dirección Financiera
  • Contabilidad
  • Control de Stock
  • Activos Fijos
  • Consultas
  • Roles-Presupuesto
  • Seguridades

CARACTERISTICAS GENERALES:

  • El manejador de la base de datos soporte es "IBM DB2 Versión 8", que garantiza seguridad y consistencia de la información.
  • Definición de información personalizada, para habilitar las opciones del sistema de acuerdo a los procedimientos propios de negocio; por ejemplo: tipos de cobros a clientes.
  • Integración completa de todos los módulos con Contabilidad, lo cual permite un registro automático y permanente de las transacciones contables.
  • Definición de parámetros Generales de la empresa.
  • Ajustado a la reglamentación vigente en materia de control interno, de contabilidad gubernamental, de comercio y de recaudación fiscal.
  • Módulo de Control de Acceso a las aplicaciones, que permite definir usuarios y roles, con funciones y autorizaciones específicas.

CARACTERISTICAS TECNICAS:

  • Desarrollado en 1996 y puesto en ejecución en Agosto de 1997. El sistema ha sido desarrollado íntegramente por personal de la ESPOL. Actualmente se le da mantenimiento continuo para adaptarlo a las necesidades internas y externas dictadas por reglamentos y regulaciones de ley.
  • Su diseño es Cliente/Servidor.
  • Las aplicaciones han sido desarrolladas con "el software IBM Visual Age SmallTalk", herramienta de desarrollo orientada a objetos.
  • En las estaciones del cliente en ambiente Windows XP.
  • Se utiliza un servidor de base de datos, instalado con "IBM DB2".
  • En Mayo de 2006, se actualizó el software de administración de base de datos a la última versión (Versión 8) y se adquirió un nuevo servidor marca SUN modelo FIRE T2000.

DESCRIPCION DE LOS MODULOS

PROFORMA:

La principal función de este módulo es la elaboración anual de la pro forma presupuestaria. El sistema se encarga de la generación automática de valores de las partidas presupuestarias. El método implementado es una proyección anual de valores en base a los montos registrados en el año anterior mas un incremento porcentual definido por el usuario. Esto es aplicable en el presupuesto de Ingresos y el de Egresos.

PRESUPUESTO:

Este módulo permite la definición de los principales componentes del presupuesto:

  • Centros de Costos
  • Partidas presupuestarias
  • Tipos de presupuestos
  • Tipos de financiamientos
  • Año de ejecución presupuestaria
  • Número de periodos presupuestarios
  • Estado del presupuesto

Además, incluye los procesos automáticos para cubrir las siguientes instancias del control presupuestario:

  • Modificaciones y reformas al presupuesto: Permite el ingreso de cambios al presupuesto original. Estos cambios implican aumentos y disminuciones entre partidas presupuestarias.
  • Liquidación del Presupuesto: Consiste en el cierre definitivo del presupuesto de un año.
  • Generación de informes y reportes de control presupuestario.

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA:

Este es el módulo se registran los movimientos de gastos que se debitan del presupuesto de Egresos vigente. Los valores que deben ser pagados con cargo al presupuesto deben ser primeramente registrados como compromisos presupuestarios, a fin de certificar la existencia de la disponibilidad presupuestaria, antes de proceder al pago propiamente dicho.

Dependiendo de la naturaleza del gasto, se elabora un documento de compromiso respectivo. Las partidas consignadas en un compromiso disminuyen la disponibilidad presupuestaria de la partida y registra un gasto como pendiente de pago.

Con este documento se autorizan los siguientes egresos:

  • Pago de honorarios profesionales
  • Pago de servicios comunes como teléfono, etc.
  • Liquidación de Fondos Internos
  • Ordenes de Compra
  • Consumos internos
  • Viáticos
  • Reembolso de Valores
  • Contratos por servicios
  • Otros

Este módulo envía todos los compromisos aprobados a Tesorería para efectuar el procedimiento de pago respectivo.

DIRECCION FINANCIERA:

Este módulo visualiza los pagos generados desde Presupuesto (compromisos) y Contabilidad (órdenes de pago), una vez que están “aprobados” por esos departamentos.

En este módulo el Director Financiero verificará la disponibilidad de fondos en las cuentas corrientes consignadas para cada pago, antes de su aprobación. El módulo genera la documentación que requiere el trámite tal como el comprobante de pago y la contabilización automática del documento.

Este módulo incluye la siguiente funcionalidad:

  • Autorización de pagos pendientes.
  • Control de fondos disponibles por cuenta corriente, factor habilitante para que se pueda efectuar pagos desde una cuenta corriente determinada.
  • Emisión de comprobantes de pagos, cheques o transferencias, con afectación automática de los registros presupuestarios.
  • Control de saldos actualizados en cuentas corrientes.
  • Generación automática de documentos de retención.
  • Contabilización automática de comprobantes de pago.
  • Consultas y reportes.

Este módulo también permite la anulación de pagos que no proceden su ejecución, permitiendo el sistema reversar la afectación presupuestaria que se haya realizado.

PAGOS:

En este módulo, el personal de Tesorería se encarga del control e impresión de los documentos requeridos de un pago.

El módulo emite los siguientes documentos:

  • Comprobantes de pago
  • Uno o más cheques por comprobante de pago
  • Formulario de retención de impuesto a la renta
  • Genera archivo para realizar transferencias bancarias

BANCOS:

Realiza el registro y control de las transacciones bancarias de las cuentas corrientes de la Institución.

Se incluye movimientos como:

  • Depósitos
  • Notas de crédito
  • Notas de débito
  • Ajuste de movimientos

Ofrece las siguientes opciones:

  • Definición de Bancos, cuentas corrientes, chequeras y monedas de uso frecuente de la Institución.
  • Control de saldos efectivos y por efectivizar de cada cuenta corriente.
  • Manejo de movimientos bancarios, tales como: depósitos, transferencias, notas de débito, crédito y ajustes bancarios.
  • Registro histórico de estado de cada cheque.
  • Conciliación bancaria.
  • Contabilización automática de movimientos bancarios.
  • Registro de movimientos con afectación a los presupuestos de ingresos y egresos.
  • Reportes y consultas.

COBROS:

Se encarga de manejar todas las transacciones de ingresos por Caja.

Permite la definición de distintos tipos de cobros con o sin afectación presupuestaria, y en diferentes modalidades de cobro:

  • Cobros en efectivo
  • Cobros con tarjetas de crédito
  • Cobros con cheques

Por cada tipo de cobro a efectuar, el sistema le permite predefinir la cuenta corriente a depositar y un detalle del centro de costo y partidas de ingreso que deberán ser actualizadas con el movimiento registrado. Por lo que, de manera automática, todos los valores recaudados son inmediatamente reflejados en los presupuestos correspondientes a cada unidad.

Este módulo ofrece la siguiente funcionalidad:

  • Automatización de las funciones de caja, tales como el registro de cobros, planillas, facturas, etc.
  • Actualización de saldos en cuentas corrientes.
  • Diferentes modalidades de cobro: en efectivo, cheque y tarjeta de crédito.
  • Definición de plantillas de cobros y su correspondiente afectación presupuestaria.
  • Contabilización automática de todos los cobros efectuados.
  • Proceso de cierre diario de caja.
  • Emisión de comprobante diario de caja.
  • Control de valores a depositar por cuenta corriente.
  • Anulación de recibos de cobro.
  • Reingreso de valores no pagados bajo dos modalidades: para registro de cuentas por pagar y por anulación de pago.
  • Consultas y reportes.

El módulo de cobros funciona integrado con varios sistemas:

  • Con la información académica, para el cobro de registros
  • Con Contabilidad, para la generación automática del registro contable
  • Con facturación, para el cobro de facturas
  • Con Presupuesto, para el registro en el presupuesto de Ingresos

FACTURACION:

Permite el registro y control de contratos que constituyan cuentas por cobrar de la ESPOL.

El sistema de facturación brinda las opciones para:

  • Registro de contratos por servicios prestados
  • Control de facturas pendientes de pago
  • Generación de Facturas
  • Anulación de Facturas
  • Impresión de Facturas
  • Consultas y reportes

CONTABILIDAD:

Es el módulo integrador de la información, recibe automáticamente la información generada de los demás módulos instalados y en funcionamiento, permitiendo la afectación contable inmediata.

Este módulo permite el cierre por periodos menores a un año, lo cual contribuye a mejorar los niveles de control y disponer de información contable actualizada, emitiendo estados financieros en cualquier momento que se requiera.

Este módulo incluye lo siguiente:

  • Definición de parámetros contables de acuerdo a las políticas de la empresa.
  • Definición de códigos de cuentas en 4 niveles: Grupo, Subgrupo, Cuenta y Auxiliar.
  • Mantenimiento del Plan de cuentas.
  • Creación de Tipos de comprobantes de diario.
  • Registro en línea de asientos contables (jornalización).
  • Control de comprobantes de diarios de acuerdo a estados: cuadrados, descuadrados, mayorizados, para revisión (generados automáticamente).
  • Mayorización por rangos.
  • Generación de plantilla para asientos de contabilización automática.
  • Contabilización automática.
  • Procesos automáticos de cierre de períodos.
  • Consultas y Reportes.

Estados Financieros:

  • Balance General
  • Estado de Resultados
  • Balance de Comprobación
  • Estados comparativos

Controles del sistema:

  • Control de corrección comprobantes mayorizados del período actual
  • Mayorización de comprobantes con estado "cuadrado"
  • Generación automática de números de comprobantes

Ordenes de Pago:

Incluido dentro de las opciones del Módulo de Contabilidad, permite el registro y autorización de pagos sin afectación presupuestaria. Está enlazado a los demás módulos del área de Tesorería, por lo que automáticamente todas las órdenes de pago aprobadas se visualizan entre los pagos a ser emitidos posteriormente.

Retenciones:

El sistema de Contabilidad incluye la información del COA, de acuerdo a las indicaciones impartidas por SRI. El sistema permite la generación automática de la información que se envía periódicamente al SRI.

ACTIVOS FIJOS:

Este módulo permite el registro y control de los activos fijos que posee la Institución. Todas las transacciones ingresadas al módulo tienen una afectación en línea con el módulo de Contabilidad, por lo que valoración exacta de los activos de la empresa puede ser precisada en cualquier instante.

El registro automatizado de cada activo fijo incluye la información referente a su historia como también un registro pormenorizados de sus componentes.

Incluye las exigencias contables de depreciación y corrección monetaria.

Las funciones cubiertas son las siguientes:

  • Vinculación automática con la recepción del bien en Bodega
  • Registro de edificaciones como activos fijos
  • Mantenimiento de información individual de activos
  • Composición de los activos (activos como parte de otros activos)
  • Registro de nombres genéricos
  • Adiciones y disminuciones sobre activos
  • Control de custodios
  • Constatación física
  • Registro de préstamos y devolución de activos fijos
  • Proforma de venta de activos
  • Egresos por baja
  • Contabilización automática de movimientos
  • Control de ubicaciones físicas
  • Generación de actas de recepción, baja y traspaso de bienes
  • Consultas y reportes
  • Cálculo y aplicación de corrección monetaria de activos fijos
  • Cálculo y aplicación de depreciación de activos fijos

CONTROL DE STOCK:

Permite realizar una administración automatizada del inventario de suministros en stock para consumo interno de la Institución. Se incluyen opciones para el registro de los items adquiridos hasta el despacho de las solicitudes de artículos.

Sus funciones principales son:

  • Control de Stock
  • Recepción de Bodega

Control de Stock:

Integrado totalmente con el módulo de Presupuesto, la solicitud de artículos es elaborada desde cada centro de costo mediante la elaboración de un compromiso presupuestario. La lista de artículos solicitados se recibe en Bodega, y una vez despachada las unidades requeridas se efectúan un débito automático de las partidas de gasto.

Control de Stock Incluye opciones para distribuir artículos en varias bodegas, y también los procesos de cálculo y aplicación de corrección monetaria.

Calcula mensualmente el consumo registrado por cada centro de costo.

Las funciones del módulo de stock incluyen:

  • Definición de una o varias bodegas
  • Ingreso de stock
  • Bajas por pérdida, robo o conversión
  • Devolución al proveedor
  • Despacho de Consumo Interno
  • Devolución a bodega
  • Control de Kardex
  • Inventario físico anual
  • Consulta de Diferencias
  • Ajuste automático de diferencias
  • Contabilización automática de movimientos
  • Consultas y reportes
  • Proceso de corrección monetaria de artículos

Recepción de Bodega:

En cuanto a la recepción de bodega, se provee el ingreso de ítems adquiridos ya sea mediante la elaboración de un compromiso de Orden de Compra, o mediante Fondos Internos. En cualquiera de los casos, el bodeguero certifica el ingreso de los ítems y registra en el sistema su recepción.

Esta función permite la afectación presupuestaria inmediata por los ítems recibidos y la generación de obligaciones para pago al Proveedor.

Simultáneamente a esto, se registran los movimientos de Bodega que posteriormente pueden ser visualizados en Contabilidad para su contabilización automática.

Los movimientos permitidos para las funciones de recepción de bodega son:

  • Ingreso de Bienes adquiridos por orden de compra
  • Ingreso de Bienes adquiridos por fondos internos
  • Ingreso de artículos adquiridos por orden de compra
  • Ingreso de artículos adquiridos por fondos internos

CONSULTAS:

Este módulo incluye reportes y consultas de todos lo módulos, con la finalidad de que puedan ser utilizados por las distintas áreas.

ROLES-PRESUPUESTO:

El sistema de Roles de Pago es un módulo independiente del SAF que se encarga de la emisión mensual de las diferentes nóminas de pago para el personal docente y administrativo, para los diferentes regímenes laborables, tales como: en relación de dependencia, Honorarios Profesionales, Ayudantías académicas y de actividades varias.

Éste sistema contempla la transferencia de información desde las nóminas emitidas hacia el sistema financiero de forma automática, para que las nóminas sean registradas presupuestaria y contablemente, además de emitir el archivo con información requerida para que se realice la transferencia de valores a las cuentas individuales del personal.

SEGURIDADES:

Este módulo permite la definición de los usuarios del sistema financiero, sus atribuciones y opciones a las que tienen acceso de forma individual. Los permisos de acceso a las opciones del sistema están agrupados por los perfiles definidos previamente en este módulo.