SISTEMA DE ADMINISTRACION ACADEMICA PREGRADO - SAAC

El Centro de Servicios Informáticos (CSI) de la Escuela Superior Politécnica del Litoral ha desarrollado el "Sistema de Administración Académica - SAAC".

Este sistema recopila la amplia experiencia de la ESPOL en la administración de la información académica para una universidad que abarca 6 facultades, 4 institutos, 6 programas de tecnologías y más de 8000 estudiantes activos.

SAAC es un moderno sistema orientado a objetos que permite el manejo de la información de manera descentralizada, con un sistema de seguridad integrado, para un ambiente totalmente visual.

El sistema de Información Académica es una aplicación que automatiza todo el proceso de gestión académica de un instituto de educación, mediante ágiles opciones que permiten registrar y compartir información de estudiantes, profesores, cursos, aulas y la planificación de cada periodo en ejecución.

SAAC permite descentralizar la gestión académica por unidades de servicio. Es decir, cada unidad académica puede asumir sus propios procesos de planificación académica, registros de estudiantes e ingreso de resultados del período (calificaciones, asistencia, convalidaciones, etc.).

SAAC incluye la gestión de:

  • Definición de parámetros del sistema
  • Planificación Académica
  • Control de materias en curso
  • Control de estudiantes activos
  • Registro de estudiantes en línea
  • Control de asistencia y calificaciones
  • Integración con información proporcionada por los Bancos sobre las cobranzas efectuadas a los estudiantes
  • Información Histórica de estudiantes

CARACTERISTICAS GENERALES:

  • SAAC es una moderna herramienta de información, diseñada con tecnología de orientación de objetos para ambientes cliente/servidor.
  • El manejador de la base de datos “DB2 versión 8.0”, que garantiza seguridad y consistencia de la información.
  • Definición de información personalizada, para habilitar las opciones del sistema de acuerdo a los procedimientos propios de cada unidad; por ejemplo: tipos de cobros, tipos de evaluaciones, etc.
  • Definición de parámetros generales de la institución.
  • Permite la inclusión de políticas internas de acuerdo la reglamentación vigente en materia de sistema de evaluación.
  • Módulo de Control de Acceso a las aplicaciones, que permite definir usuarios y roles, con funciones y autorizaciones específicas.

CARACTERISTICAS TECNICAS:

  • El Sistema Académico esta conformado por una aplicación cliente/servidor de escritorio y una aplicación web.
  • La aplicación de escritorio está desarrollada con "VisualAge for SmallTalk" de IBM, herramienta de desarrollo orientada a objetos, actualmente se utiliza la versión 5.0.
  • La aplicación de escritorio esta dirigida para cliente en los siguientes sistemas operativos: Windows 98, Windows 2000 Profesional y Windows Xp con plataforma i386.
  • Requiere un servidor de base de datos, instalado con "DB2", versión 8.0 que tiene todas las ventajas de las base de datos más modernas.
  • La aplicación web esta desarrollada en la plataforma .NET de Microsoft utilizando el Visual Studio. NET.

PARAMETROS DEL SISTEMA:

El ingreso de parámetros permite al usuario registrar información de uso general de todas las unidades, evitando la duplicidad de esfuerzo.

Algunos de los parámetros son:

  • Políticas.
  • Tasas semestrales.
  • Categorías de Deudas.
  • Definición de las carreras que ofrece la universidad.
  • Definición de las unidades académicas.
  • Tipos de descuentos, deudas, sanciones, etc.

POLITICAS

Una política es una disposición que rige de manera general para una comunidad. En muchas ocasiones, las políticas son incorporadas de manera estática a los sistemas de información, restando flexibilidad al usuario cuando una política cambia.

En SAAC, el control de políticas es dinámico e interactivo. El usuario puede efectuar cambios sin necesidad de suspender el servicio del sistema, brindando la ventaja de mantener nuestro sistema de información académica acorde a las reglamentaciones vigentes.

Se pueden definir políticas de:

  • Valores de registros.
  • Definición de matrícula diferenciada.
  • Valores por materia.
  • Definición del número de cuotas de pagos de los valores de registros.
  • Y otras alternativas adicionales.

PLANIFICACION ACADEMICA

Permite establecer el ciclo de cursos a dictarse por término y unidad académica, facilitando la planificación de materias, paralelos y horarios disponibles en cada período lectivo.

Adicionalmente el sistema incluye un control de horarios y aulas disponibles, para la correcta administración de los recursos físicos. El sistema cuenta con varios reportes que nos permiten controlar los cursos antes y después de su inicio de clases.

REGISTRO DE ESTUDIANTES

Permite realizar el registro en línea de estudiantes que cumplan con todos sus requisitos establecidos en los reglamentos académicos.

Para ello, le permite visualizar de manera gráfica la malla curricular, en la que se grafica las materias aprobadas y las materias por aprobar con su respectivo requisito.

El registro en línea esta disponible en el sitio web "Académico en Línea" (www.academico.espol.edu.ec).

PAGOS Y DEUDAS

SAAC dispone de opciones que permiten el registro de los valores de pago por estudiante.

Además, incluye facilidades de ingreso y cancelación de prórrogas de pagos.

Los valores que se generan como valor de pago corresponden con las políticas de cobros que se haya registrado como parámetro del sistema. Así, el costo de la inscripción puede ser cubierto en varias cuotas, cada una con su respectiva fecha de vencimiento.

Permite el registro de casos especiales en las opciones de reajustes de pagos y deudas, por estudiante, por grupo de estudiante o por unidad académica. Este módulo además contiene la integración con el módulo de cobros del “Banco del Pacífico” para brindar al estudiante el servicio de cobranzas a través de las oficinas del Banco o desde el sitio web "Intermático" en www.intermatico.com.

CONTROL DE ESTUDIANTES

Estas opciones facilitan el registro de información referente a cada estudiante, permitiendo que la unidad académica pueda efectuar un control individualizado por estudiante.

Algunas de las operaciones disponibles son:

  • Ingreso de sanciones
  • Concesión de descuentos y/o exoneraciones
  • Bloqueo y desbloqueo de estudiantes.
  • Ingreso de deudas
  • Proyectos de graduación y prácticas vacacionales

CONTROL DE CALIFICACIONES

El sistema permite el control académico de cada estudiante mediante el registro periódico de sus evaluaciones. Cada profesor puede ingresar al sistema de evaluación en línea a través del Internet en el sitio web "Académico en Línea".(www.academico.espol.edu.ec)

Otras de las facilidades que el sistema brinda para la administración consisten en permitir el ingreso de calificaciones de manera centralizada en la SECRETARÍA TÉCNICA ACADÉMICA, o individualmente por el profesor de cada materia, bajo un cuidadoso sistema de seguridad de datos y acceso del sistema.